Các lỗi về email cần tránh

Ngày nay, thư điện tử là một trong những công cụ không thể thiếu trong học tập và làm việc, tuy nhiên không phải ai cũng biết “văn hóa ứng xử” khi sử dụng chúng.Bài viết sau sẽ giúp các bạn tránh được các lỗi khi sử dụng email

Tiêu đề không rõ ràng

Nhiều người, đặc biệt là những người quản lý, có thể nhận được hàng trăm bức thư mỗi ngày và họ không có đủ thời gian để mở toàn bộ chúng. Tiêu đề sẽ đóng vai trò như một thông điệp ngắn gọn để chỉ mức độ cần thiết và nội dung đặc trưng của bức thư mà bạn gửi.

Không chữ ký

Một chữ ký tự động cuối mỗi bức thư bao gồm: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại… giúp người nhận có thể liên lạc với bạn theo nhiều cách.

Chữ viết tắt

Rất nhiều người sử dụng lối viết đơn giản, ngắn gọn khi viết thư để tiết kiệm thời gian và dần dần đã thành thói quen. Một bức thư như vậy sẽ khiến người nhận có cái nhìn không thiện cảm về bạn, họ sẽ cho rằng bạn là người cẩu thả trong làm việc. Vì thế hãy viết đầy đủ câu, đúng ngữ pháp và cần đọc qua để kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi đi.

Thư quá dài và lan man

Bạn cần đưa ra được những điểm chính trong nội dung bức thư bạn viết. Chọn những câu ngắn gọn với đầy đủ nội dung cần thiết, không nên thêm vào những câu từ vô nghĩa và lan man. Bạn nên nhớ là đây là 1 bức thư điện tử và người đọc sẽ chỉ đọc lướt để nắm thông tin nên bạn chì nên viết ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề

Bố cục không rõ rang

Với một lá thư bố cục lung tung sẽ gây ác cảm cho người đọc từ cái nhìn đầu tiên và bạn xem như đã làm mất thiện cảm với người đọc thư rồi đó

Không sử dụng chữ in hoa khi viết thư

Nhiều người có thói quen viết bằng chữ in hoa do bị tác động từ máy đánh chữ. Tuy nhiên toàn bộ bức thư điện tử viết bằng chữ in hoa sẽ thể hiện rằng bạn đang bực tức với ai đó và bạn để kiểu chữ này để cho người đó thấy rõ. Vì vậy, hãy sử dụng kiểu chữ thông thường như khi bạn viết tay.

Gây ấn tượng bằng những từ lóng

Khi bạn viết thư, các từ ngữ sẽ trở nên “vô hồn” bởi chúng không mang âm giọng của người nói. Do đó, dù muốn tạo ấn tượng với người nhận, bạn cũng phải cẩn thận với câu chữ vì bạn không thể đoán biết được họ sẽ hiểu những từ ngữ pha trò đó của bạn theo hướng nào.

Gửi nhầm địa chỉ

Trước khi gửi một bức thư, bạn cần kiểm tra 2 lần địa chỉ hòm thư người nhận bởi bạn sẽ rất dễ nhầm lẫn khi có nhiều người trùng tên trong phần địa chỉ liên lạc của bạn.

Sử dụng một tài khoản cho cả việc chung và việc riêng

Không nên dung chung tài khoảng email cho việc chung và việc riêng vì có thể bị lộ những thông tin riêng tư của bạn

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: